مذاکره کنندگان حرفه ای کمتر صحبت می کنند و سخن می گویند و بیشتر سؤال می پرسند و نحوه و ترتیب سؤالات و نوع سؤالات را به خوبی می دانند و گاهی حتی توانایی خلق و کشف سؤال از بین صحبت های طرف مقابل را دارند.
نحوه و ترتیب، نوع و زمان بیان سؤالات
هرگاه در مذاکره خواستید راه را ببندید یا می خواستید کاری کنید که از پرداختن به حاشیه جلوگیری کرده و به موضوع اصلی برگردید می توانید از سؤال پرسیدن کمک بگیرید.
سؤال پرسیدن باعث می شود تا اطلاعات شما بالاتر برود و دانسته های طرف مقابل و اطلاعات او از شما کمتر شود.
اگر دیدید در دام مذاکره کننده حرفه ای قرار دارید که از شما سؤالات زیادی می پرسد سعی کنید بر مبنای فضای جلسه یا موضوع بحث، سؤال او را بی اساس یا غیر مرتبط با جلسه جلوه دهید و بعد به جای جوابی که او می خواهد در جواب حرف یا جواب مد نظر خودتان را بگویید.
در پرسیدن سؤالات خردمندی لازم است به شکلی که گاهی باید سؤالات مبهم و گاهی باید سؤالات دقیق و موشکافانه پرسیده شود.
هر وقت شما موردی برای سؤال پرسیدن نداشتید، سؤالات مبهم بپرسید تا بتوانید از جواب آن ها به سؤالات دقیق تر برسید.
اگر جواب سؤالی را نمی دانید سعی کنید با یک پاسخ کلیشه ای یا مبهم جواب بدهید برای مثال بگویید: بستگی دارد به…
انواع سؤالات
عمدتا سؤالات به دو دسته سؤال بسته و سؤال باز تقسیم می شود.
سؤالات بسته
همواره در مذاکره با سؤالات بسته شروع کنید تا بتوانید پاسخ متناسب با شرایط را در شروع مذاکره دریافت کنید.
سؤالات بسته به سؤالاتی گفته می شود که معمولا جواب تک کلمه ای یا چندکلمه ای و کوتاه دارند و عمدتا کلمه “آیا” در این سؤالات آشکار یا مخفی وجود دارد و کلماتی همانند “کی”، “کجا” و “چه وقت” به این نوع از سؤالات کمک می کند.
سؤالات باز
سؤالات باز معمولا برای شروع ابراز نظر مطرح می گردد و فرد مقابل برای پاسخ دادن نیاز به ارائه نظر و توصیف آن دارد.
معمولا این سؤالات با “به نظر شما…؟” و “شما فکر می کنید…؟” شروع می شود.
سؤالات باز را می توان به سه دسته عمده تقسیم کرد:
۱_سؤالات حقیقت یاب
این سؤالات به دنبال کسب اطلاعات در زمینه شخصی هستند و کلمات “چند”، “چه” و “چگونه” به طرح اینگونه سؤالات کمک می کند.
۲_سؤالات پیگیری
برای بدست آوردن اطلاعات بیشتر یا نظرخواهی از طرف مقابل پرسیده می شود و در اکثر مواقع پس از سؤالات حقیقت یاب پرسیده می شود.
کلماتی مانند: “چطور”، “چرا” و “برای چی” به این نوع سؤال کمک می کند.
۳_سؤالات بازخوردی
دسته بندی کاربردی سؤالات باز
این سؤالات جهت کسب نوع خاصی از اطلاعات مطرح می شود هدف از طرح آن گرفتن بازخورد آن نسبت به یک اتفاق خاص از طرف مقابل می باشد.
اما عمدتا سؤالات در مذاکره طی چهار دسته تخصصی پرسیده می شود که به نوعی می توان گفت دسته بندی ای کاربردی از انواع سؤالات باز می باشد که به ترتیب زیر مطرح می شود و توصیه می شود که بر اساس اولویت مطرح شده در پایین سؤالات خود را مرتب نمایید و مطرح کنید
۱_ابتدا از وضعیت موجود بپرسید برای مثال بپرسید”در حال حاضر با کدام شرکت همکاری دارید؟” یا “در حال حاضر نحوه پرداخت شما چگونه است؟”
این سؤالات می تواند وضعیت موجود را برای شما مشخص کند.
۲_از مشکلات گذشته بپرسید. برای مثال بپرسید “پیمانکار قبلی چه مشکلاتی را برای سازمان شما به وجود آورده بود؟” و سپس در توضیحات خود بگویید که به نحوی رفتار می کنید که مشکلات گذشته ایجاد نشود و با توضیحی مختصر سعی نمایید امنیت روانی را برای فرد مقابل ایجاد کنید.
۳_سؤالات منطق دار بپرسید. این سؤالات متخصص بودن شما را در آن زمینه نمایش می دهد و به شما کمک می کند که بتوانید دانش فنی طرف مقابل را محک بزنید و بدانید او چه میزان اطلاعات فنی دارد. برای مثال فروشنده کامپیوتر هیچوقت نمیپرسد “چه CPU می خواهید؟” بلکه میپرسد “چه نرم افزاری می خواهید استفاده کنید؟”
۴_سؤالات امتیازی بپرسید به نحوی که اولویت های طرف مقابل برای شما مشخص شود و شاخص های تصمیم گیری او را بشناسید.
سؤالات قبل از مذاکره
سعی کنید که قبل از شروع جلسه مذاکره سؤالات زیر را بررسی نمایید و اگر امکان دارد تحقیق کنید و پاسخ آن ها را برای خود مرتب کرده و بنویسید.
۱_طرف مقابل چه می خواهد؟
ارزیابی از طرف مقابل و آشنایی با اهدافش و شرکت او می تواند در جلسه مذاکره به شما خیلی کمک کند.
۲_برای طرف مقابل چه چیزی اهمیت دارد؟
شناسایی اولویت های طرف مقابل در مذاکره ضروری و لازم است و جزء بایدها و ابزارهای کاربردی شما در مذاکره می باشد.
۳_چرا طرف مقابل می خواهد مذاکره کند و چرا در این زمان تمایل به مذاکره دارد؟
در مذاکره فاکتور زمان عامل مهمی در تبادل امتیاز می باشد و گاهی فاکتور زمان در مذاکره خود می تواند زمینه ساز امتیاز گیری محسوب شود.
۴_طرف مقابل چه چیزی را به میز مذاکره می آورد؟
دانستن امکانات و اختیارات و مزایایی که طرف مقابل دارد بسیار در پیشرفت مذاکره تأثیر دارد.
در نهایت سؤال پرسیدن و دانستن چگونگی طرح آن عاملی بسیار مهم در مذاکره می باشد.