عمدتا ترفندهای مذاکره به سه گروه تقسیم می شوند که در هر مذاکره یک یا دو و حتی گاهی تمام آن ها با هم باید به کار گرفته شود.
این ترفندها عبارتند از:
گروه اول_ تاکتیک های کنترل
این تاکتیک ها معمولا برای محدود کردن آزادی عمل و مانور شما از سوی طرف مقابل استفاده می شود.
گروه دوم_تاکتیک های فشار
این تاکتیک ها از سوی طرف مقابل برای وادار ساختن شما به دادن امتیاز استفاده می شوند.
گروه سوم_ ترفندهای به دام انداختن
در این مقاله به شرح و توضیح گروه اول می پردازیم
ترفندهای کنترلی
معمولا کنترل شما از سوی طرف مقابل در مذاکره با یکی از چهار روش زیر انجام می شود.
۱_کنترل دستور جلسه
۲_مطرح ساختن محدودیت ها
۳_مطرح ساختن سوابق
۴_کنترل زمان
کنترل دستور جلسه
ابتدا باید دقت نمایید که برای هر مذاکره ای به صورت شفاهی یا کتبی دستور جلسه ای وجود دارد. حتی در مذاکره بین یک زوج هم این موضوع وجود دارد. بنابراین روش کنترل دستور جلسه یا همان موارد مورد مذاکره فقط مختص جلسات خاص نیست.
این روش معمولا به دو صورت کنترل مفاد دستور جلسه و کنترل روند جلسه صورت می گیرد.
معمولا طرف مقابل با پیشنهاد دستور جلسه سعی می کند گام ها و اولویت های جلسه را به صورتی که خود تمایل دارد بچیند.
پس حتما دستور جلسه ای را که طرف مقابل پیشنهاد می دهد را دقیقا بررسی نموده و موارد زیر را کنترل کنید:
_آیا موضوعاتی که شما مایلید مورد مذاکره قرار گیرد در دستور جلسه وجود دارد؟
_چه کسانی در مذاکره شرکت خواهند کرد؟ آیا آنها اختیار تصمیم گیری دارند؟
_آیا در صورت جلسه مواردی وجود دارد که از نظر شما قابل مذاکره نباشد؟
_به پیشنهادی که در مورد تاریخ جلسات بعد، زمان و مکان آن دقت نمایید. آیا مورد قبول شما است؟
چگونگی صورت جلسه
دقت کنید که صورت جلسه ساده و واضح باشد و حتما موضوعات مربوط در کنار هم و پشت سر هم قرار گیرد. به عبارت دیگر توالی و ترتیب موضوعات رعایت شود.
سعی نمایید که زمان لازم جهت هر موضوع تعیین و مدیریت گردد. گاهی در مذاکرات اتفاق می افتد بر روی مباحث ابتدایی که شاید اهمیت کمتری نیز دارند زمان زیادی بحث می شود. این کار علاوه بر ایجاد خستگی و از بین بردن تمرکز جهت موضوعات مهم بعدی، باعث می شود تا جهت موضوعات مهم و با اهمیت زمان کمتری داشته باشید و به نوعی گرفتار محدودیت زمان شویم که باید این موضوع در دستور جلسه رعایت شود.
در مذاکره دوقلویی مادرزاد وجود دارد که حتما باید با هم مطرح گردند و در کنار هم باشند و ترجیحا در آخر مذاکره مطرح گردد.
این دوقولوی مادرزاد “قیمت” و “نحوه پرداخت” است.
برای مثال می گویند: “چند؟”، “چه قیمت؟”
شما می گویید: “چگونه پرداخت می کنید؟”
زیرا نحوه پرداخت و مبلغ پیش پرداخت معمولا بر روی قیمت تأثیر گذار است.
اگر طرف مقابل شما از کشور دیگری است یا در کشور دیگری مذاکره می کنید دقت نمایید که موضوع استاندارد حاکم بر جلسه و قانون حاکم بر قرارداد و حَکَم و سایر موارد را تعیین نمایید و استاندارد و قوانین کشورهای مورد قبول طرفین را لحاظ کنید.
۲_مطرح نمودن محدودیت ها
محدودیت در اکثر موارد جهت محدود کردن دامنه مذاکرات به کار می رود. البته امکانات و اختیارات نامحدود نیستند، اما طرف مقابل غالبا محدودیت را زمانی مطرح می کند که به نفع او و زیان شماست. برخی از اینگونه محدودیت ها در پنج دسته زیر قرار می گیرند:
_محدودیت اختیار: “من این هزینه را نمی توانم تأیید کنم فقط مدیرعامل می تواند آنرا تأیید کند و باید برای جلسه بعد با او هماهنگ کنم.”
_محدودیت در سیاست کار: “ما تمایل به انجام این کار داریم اما سیاست شرکت اجازه نمی دهد در خرید این زمین با شما همکاری نماییم.”
_محدودیت مالی: “ما از نظر مالی توان انجام این پروژه را نداریم” یا مثال های مشابه
_محدودیت فنی: “ما الان با ظرفیت کامل تولید می کنیم و نمی توانیم به سفارش شما تولید را افزایش دهیم” یا “از نظر مهندسی کار درستی نیست و ضوابط فنی و نظارتی این امکان را به ما نمی دهد.
_محدودیت حقوقی: “دایره حقوقی شرکت آن را نخواهد پذیرفت و از نظر حقوقی امکان انجام این کار وجود ندارد”
توجه داشته باشید که محدودیت ها قابل تغییر هستند و هر چیز قابل تغییری را می توان به مذاکره گذاشت. اگر بپذیرید که محدودیت مطرح شده قطعی است آنگاه خود را در دام طرف مقابل گرفتار نموده اید و باید بدانید که اثر محدودیت های مطرح شده به صورت بلوف و مبالغه آمیز از سوی طرف مقابل مطرح می گردد.
تعریف ساده مذاکره
۳_اشاره به سوابق
طرف مقابل معمولا با اشاره به سوابق شما به دنبال دو هدف هستند. یا از بین بردن اعتماد به نفس شما را دنبال می کنند یا محدود بودن اختیار شما را طوری تداعی می کنند که بتوانند از شما امتیاز بگیرند و عمدتا به یکی از سه مورد زیر اشاره می کنند:
_یادآوری مذاکره قبلی که شما یا تیم شما با با همان طرف انجام داده و امتیازی که در گذشته به آنها داده بودید. برای مثال درصد تخفیف بالاتر، مدت قرارداد و سایر موارد.
_طرف مقابل اشاره می کند که سال گذشته با رقبای شما جلسه داشتند و آنها چه مقدار می توانستند به ما(طرف مقابل) امتیاز بدهند و چه مقدار می توانستیم از رقیب شما امتیاز بگیریم.
طرح این موضوع باعث می شود تا شما تحریک شوید که امتیاز بیشتری بدهید.
در اینگونه موارد اگر زمان کافی برای پاسخ دارید می توانید تحقیق کنید که آیا طرف مقابل اطلاعات دقیق به شما می دهد یا بلوف می زند و اگر وقت کافی ندارید می توانید به طرف مقابل بگویید اگر احساس می کند که منفعتشان در عقد قرارداد با رقبا تأمین می شود خب با آنها قرارداد ببندید.
_گاهی اوقات طرف مقابل به سابقه یا تخصص شما در موضوع جلسه یا موضوع فعالیتتان اشاره می کند. این ترفند معمولا برای عصبانی کردن و از بین بردن اعتماد به نفس شما به کار گرفته می شود.
۴_کنترل زمان
کنترل زمان مذاکره معمولا به دو دلیل انجام می پذیرد.
طرف مقابل سعی دارد شما را در محدودیت زمان گرفتار کند و فرصت تصمیم گیری صحیح و ابتکار عمل را از شما بگیرد یا برعکس با طولانی کردن زمان مذاکره سعی در خسته کردن و عصبانی شدن شما داشته باشد.
شما با دقت به گروه ترفندهای کنترلی می توانید از دام های اینچنینی به راحتی عبور کرده و مذاکره موفقی داشته باشید.